Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

RQC Proveedores S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y procesa en el desarrollo de su actividad de transporte y reexpedición. En su calidad de reexpedidor autorizado de Envía, también puede actuar como Encargado del Tratamiento respecto de los datos que Envía le transfiere para la entrega de paquetes en zonas de cobertura.

2. Marco legal y principios aplicables

La presente política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad de vigilancia y control.

El tratamiento de datos personales por parte de RQC Proveedores S.A.S. se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a lo establecido en la ley.
• Finalidad: Los datos se recopilan para fines determinados, explícitos y legítimos, y no se tratarán para fines incompatibles con los aquí informados.
• Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. No se obtienen datos mediante engaño o coacción.
• Veracidad: Los datos deben ser verídicos, exactos, actualizados y verificables. Se adoptarán medidas razonables para mantenerlos así.
• Transparencia: El titular puede conocer en todo momento la información que existe sobre él, la finalidad del tratamiento y quién la trata.
• Acceso y circulación restringida: Los datos no serán compartidos con terceros distintos de los señalados en esta política, salvo obligación legal.
• Seguridad: Se aplican medidas técnicas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración.
• Confidencialidad: Las personas que intervienen en el tratamiento de datos están obligadas a guardar reserva sobre los mismos.

3. Bases de datos y datos personales tratados

RQC Proveedores S.A.S. mantiene las siguientes bases de datos que contienen datos personales de personas naturales, registradas ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC:

3.1 Base de datos de remitentes y destinatarios

Datos recopilados en el momento del registro de guías de envío. Incluye: nombre completo, número de documento de identidad o NIT, dirección de entrega o recogida, y número de teléfono. Esta base da soporte operativo a cada envío gestionado por la empresa.

3.2 Base de datos de clientes empresa

Datos de representantes legales, contactos y usuarios autorizados de empresas con las cuales RQC Proveedores tiene relación comercial. Incluye: nombre, documento, teléfono, dirección, usuario y contraseña de acceso al Portal Cliente.

3.3 Base de datos de colaboradores

Datos del personal vinculado a RQC Proveedores para la prestación del servicio (auxiliares y repartidores). Incluye: nombre completo, número de documento, teléfono y usuario de acceso al sistema interno SIGP.

3.4 Base de datos de solicitantes de recolección

Datos de personas que solicitan recogida de paquetes a domicilio. Incluye: nombre, teléfono y dirección de recogida.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recopilados por RQC Proveedores S.A.S. se utilizan exclusivamente para las siguientes finalidades:

4.1 Gestión del servicio de transporte y reexpedición

• Registrar, procesar y ejecutar los envíos solicitados.
• Identificar al remitente y al destinatario para garantizar la correcta entrega del paquete.
• Coordinar las rutas de reparto y asignación de repartidores.
• Registrar novedades, devoluciones e incidencias relacionadas con el envío.
• Generar guías de transporte, planillas de despacho y comprobantes de entrega.

4.2 Comunicación con el titular

• Informar al remitente o destinatario sobre el estado de su envío.
• Notificar novedades, intentos de entrega fallidos o cambios de fecha.
• Responder solicitudes, PQR y reclamaciones relacionadas con el servicio.

4.3 Cumplimiento legal y control interno

• Cumplir obligaciones legales, fiscales y contables.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Generar informes estadísticos internos de operación (sin identificación individual de personas naturales).

4.4 Portal Cliente

• Autenticar el acceso de clientes empresa al portal web de gestión de guías.
• Permitir la creación y consulta de guías propias a través del portal.

5. Autorización del titular

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular. RQC Proveedores S.A.S. obtiene esta autorización por alguno de los siguientes medios:

• Registro de guía en oficina: Al momento del diligenciamiento de la guía de envío, el funcionario de RQC informa verbalmente al remitente sobre el tratamiento de sus datos y los del destinatario, y la aceptación del servicio implica la autorización del tratamiento para las finalidades descritas en la sección 4.
• Portal Cliente (web): Al momento del primer acceso y durante el registro o la creación de guías en el portal, se presenta al usuario el texto de la presente política con un mecanismo de aceptación expresa (casilla de verificación). La aceptación queda registrada con fecha y hora en el sistema.
• Solicitud de recolección: Quien solicita una recogida a domicilio otorga su autorización al proporcionar sus datos de contacto para la coordinación del servicio.

6. Derechos de los titulares (ARCO)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, que puede ejercer en cualquier momento:

7. Procedimiento para ejercer derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en la sección 6, el titular o su representante legal debe enviar una solicitud escrita a través de alguno de los siguientes canales:

La solicitud debe incluir:

• Nombre completo del titular y número de documento de identidad.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer (acceso, rectificación, cancelación u oposición).
• Documentos que acrediten la identidad del titular o la representación legal, si aplica.
• Medio de contacto para recibir la respuesta.

Tiempos de respuesta (según Ley 1581 de 2012):

• Consultas: Se atenderán en un término máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recepción. Si no es posible atender en ese plazo, se informará al titular antes del vencimiento, pudiendo ampliarse hasta 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (rectificación, cancelación, oposición, revocación): Se atenderán en un plazo máximo de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción. Si no es posible, se informará antes del vencimiento, con posibilidad de ampliar hasta 8 días hábiles adicionales.

8. Transmisión y transferencia de datos

RQC Proveedores S.A.S. puede compartir datos personales con los siguientes terceros, únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio:

• Envía Mensajería: Como operador principal del cual RQC Proveedores es reexpedidor, puede requerir el intercambio de datos operativos de guías para la trazabilidad del envío.
• Repartidores autorizados: Los datos de nombre, dirección y teléfono del destinatario son accesibles para el repartidor asignado, con el único fin de ejecutar la entrega del paquete.
• Autoridades públicas: Cuando sea requerido por mandato legal, orden judicial o autoridad administrativa competente (DIAN, Policía, Fiscalía, SIC, etc.).

RQC Proveedores S.A.S. no vende, alquila ni cede bases de datos de clientes o personas naturales a terceros con fines comerciales o publicitarios. No se realiza transferencia internacional de datos personales.

9. Seguridad de la información

RQC Proveedores S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizados. Entre las medidas implementadas se encuentran:

• Almacenamiento en base de datos PostgreSQL con acceso restringido por roles y permisos.
• Contraseñas de usuarios almacenadas con hash irreversible (bcrypt / password_hash de PHP).
• Acceso al sistema operativo interno (SIGP) mediante autenticación con usuario y contraseña individual.
• Las evidencias fotográficas de entrega se acceden únicamente a través de tokens firmados y temporales, sin posibilidad de listado o enumeración.
• Restricción de acceso a la información según el rol del usuario (auxiliar, repartidor, administrador).
• Los datos sensibles de destinatarios (documento de identidad) no se exponen en la consulta de rastreo público.

En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, RQC Proveedores S.A.S. notificará a la SIC y a los titulares afectados en los términos establecidos por la normativa vigente.

10. Vigencia y modificaciones

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de octubre de 2026 y permanecerá vigente por tiempo indefinido hasta su modificación o derogación expresa.

Las bases de datos de personas naturales se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en la sección 4, y como mínimo durante el tiempo exigido por las normas contables, tributarias y comerciales aplicables. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento o vencido el plazo legal de conservación, los datos serán eliminados de manera segura.

RQC Proveedores S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio relevante será publicado en este mismo sitio web con indicación de la fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, se comunicará a los titulares a través de los canales de contacto disponibles.

Para mayor información sobre protección de datos personales en Colombia, puede consultar el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co